للاتصال بالهاتف أصول وقواعد تتطلب الحرص على مراعاتها من الطرفين، وإليك هنا قواعد استخدام الهاتف وهي:
1 – قلة المبالاة بصحة الرقم المطلوب: فمن الناس من لا يبالي بالتأكد من صحة الرقم المطلوب، فيسبب أحياناً إيقاظ نائم أو إزعاجا أو إشغال الآخرين أو نحو ذلك. ومن هنا يجب على المتصل ألا يتصل إلا بعد التأكد من معرفة الرقم، فان حصل خطأ فليبادر بالاعتذار.
2 – شدة الغضب عند الاتصال الخطأ. على من يتعرض للاتصال به بطريق الخطأ عدم الانفعال والتهور.
3 – مراعاة أوقات الاتصال: قبل أن تتصل بأحد، تذكر أن للناس أشغالاً وحاجات ولهم أوقات طعام وأوقات راحة، فعليك تحري الوقت المناسب مراعياً ظروف العمل وارتباطات قريبك أو صديقك وما عليه من واجبات أسرية واجتماعية. وإذا اعتذر منك وطلب الاتصال في وقت آخر فاقبل ذلك بانشراح صدر، وإذا طلب الانتظار فانتظر ولا تتبرم، لأنك أنت الطالب وأنت الراغب بالاتصال.
4 – الإطالة بلا داع: حاول ألا تكون مكالمتك طويلة حتى لا يمل المتصل به، إضافة إلى تكلفة المكالمة، خاصة المكالمات الدولية، لأن الهاتف للخدمة وليس لإضاعة الوقت.
5 – سكوت المتصل إذا رفعت السماعة: من المتصلين من يسكت إذا رفعت السماعة بانتظار أن يتكلم من على الطرف الآخر أولا، وهذا إخلال بأدب اللباقة إذ أن المتصل هو الطالب فعليه البداية بالسلام والتعريف عن نفسه.
6 – عدم وضوح هوية المتصل: وذلك بألا يذكر المتصل اسمه في بداية المكالمة وأن يتلاعب بالكلام ويقول: أنا فلان رأيتني في المكان الفلاني أو أول حرف من اسمي كذا أو يظهر أنك نسيتني.
7 – إزعاج الناس بالأخبار الكاذبة: من الناس من يتناسى الإحساس بشعور الآخرين ويخفف دمه فينقل خبراً كاذباً ثم يغلق السماعة، وينتشر الخبر. حتى لو كان الخبر صحيحاً فيجب على المتصل التدرج بإعلانه. وإذا انقطع الاتصال فعلى المتصل إعادة الاتصال مرة أخرى.
8 – أماكن يجب تجنب الاتصال منها: لا تجر مكالماتك من عيادة الطبيب أو المستشفى أو أي مكان قد يكون بحاجة ماسة إلى التلفون وقت الطوارئ والأزمات، ولا تجر مكالماتك الشخصية من مركز عملك، ولا تحدث أناساً بقضاياك الشخصية وهم في مركز عملهم
المصدر:
موقع " فتكات"
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق